دفتر روزنامه ریز گردش رویداد های مالی طی اسناد را به عهده دارد.
براساس ماده 7 قانون تجارت ایران، «دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون و دادوستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن ثبت نماید.
دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهرنویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلااستثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند.
انواع دفتر روزنامه
دفتر روزنامه عمومی:
دفتر روزنامه عمومی ساده ترین نوع دفتر روزنامه است .این دفتر در واقع دفتر ثبت عملیات روزانه موسسه است.
دفتر روزنامه اختصاصی:
در آن فقط یک نوع خاص از معاملات و عملیات مالی ثبت می گردد. مانند دفتر روزنامه فروش دفتر روزنامه دریافت های نقدی دفتر روزنامه پرداخت های نقدی دفتر روزنامه خرید.
دفاتر قانونی -دفتر کل
دفتر کل بخشی از سیستم حسابداری است که جهت تهیه صورتهای مالی و ترازنامه بوجود آمده است.
ماده 8 ق.ت در تعریف دفتر کل می گوید : دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر، به طور خلاصه ثبت کند.
دفتر دارایی
تاجر باید در انتهای هر سال بداند که دارائی او تا چه اندازه‌است و در جریان سال گذشته چه مقدار سود یا زیان داشته .
تاجر باید هر سال از تمام دارایی ها منقول و غیر منقول بدهی و دیون مطالبات سالهای گذشته را تفکیک شده کامل و به ترتیب در دفتر دارایی ثبت و امضا نماید.
بنابراین قانون تجارت تنظیم دفتر دارائی را تا 15 فروردین هر سال نسبت به سال قبل الزامی دانسته‌است.
براساس ماده 9 ق.ت دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.
دفتر کپیه
دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب‌های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.
می توان گفت دفتر کپیه نظام بایگانی تاجر می باشد. دفتر کپیه به این صورت امروزه دیگر مورد استفاده نیست و تجار به جای آن از دفتر اندیکاتور ( نامه نما ) استفاده می کنند.
دفتر ثبت تجاری:
قانون تجارت در ماده ی 16 مقرر داشته در نقاطی که وزارت دادگستری مقتضی دانسته و دفتر ثبت تجارتی تاسیس کند،کلیه ی اشخاصی که در آن نقاط به شغل تجارتی اشتغال دارند اعم از ایرانی و خارجی به استثناء کسبه جزء باید در مدت مقرر اسم خود را به ثبت به رسانند.
در آیین‌نامه دفتر ثبت تجارتی برای ثبت صحیح نام تجار مقررات خاصی پیش بینی شده است.
به موجب ماده 4 آیین‌نامه بازرگانان و بنگاه‌های بازرگانی و شرکت‌های تجاری که پس از مدت سه ماه از تاریخ نشر آگهی به شغل بازرگانی اشتغال ورزیده یا تأسیس می‌شوند در ظرف یک ماه از تاریخ شروع به کار یا تأسیس مکلف به تسلیم اظهارنامه میباشد.
